Metadaten

Metadaten oder Metainformationen sind Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten, aber nicht diese Daten selbst. Bei den durch Metadaten beschriebenen Daten handelt es sich oft um größere Datensammlungen wie Dokumente, Bücher, Datenbanken oder Dateien.

• Wikipedia

Struktur der Metadaten

Metadaten im Document Lifecycle Management (DLM) dienen zur Anreicherung verschiedener Informationen zu einem Dokument. Dadurch sind die Dokumente besser auffindbar, und es lassen sich Beziehungen zwischen ihnen herstellen. Hinsichtlich von Metadaten werden in CS 3.0 folgende Gruppen unterschieden.

• Systemmerkmale
• Ordnungskriterien
• Geschäftsobjektreferenzen

Die Strukturierung ist stark an die Archivstruktur angelehnt, um zum einen ein einfaches Mapping zwischen Dokumentendaten und Archivdaten zu erreichen und zum anderen die Recherche der Dokumentensuche anzugleichen. Somit steht Ihnne eine möglichst einfache Suchfunktionalität bereit, die sowohl in Cs 3.0 als auch in (mehreren) Archiven funktioniert.

Systemmerkmale

In den Systemmerkmalen finden sich die Daten des CS 3.0-Systems wieder:

• System
• Systemstrukturelement
• Systemstruktursicht
• Verwendungszweck
• Benutzer

Ordnungskriterien

Die Ordnungskriterien beziehen sich in erster Linie auf den zugrundeliegenden (Fach-)Geschäftsprozess und Informationen zum Dokument:

• Geschäftsprozessart
• Geschäftsprozess-instanz ID (Guid)
• Dokumentenart
• Dokumententyp
• Dokumenten ID (Guid)
• Archiv Dokumenten ID
• Datenformat
• Erstellt
• Geändert
• Letzter Zugriff

Geschäftsobjektreferenzen

Die Geschäftsobjektreferezen beinhalten Informationen zu Geschäftsobjekten, die mit dem Dokument in Verbindung stehen. Folgende Ausprägungen sind möglich:

• Rechnungseinheitskonto
• Rechnung
• Lokation
• Personenrolle
• Kundennummer
• Vertrag
• Anlage
• Zähler

Auf Grundlage dieser Metadaten können weitere Daten der Geschäftsobjekte nachgelesen werden.

Metadaten im Lebenszyklus

Metadaten werden zu unterschiedlichen Zeitpunkten zu den Dokumenten geschrieben bzw. an den Dokumenten verändert. Bei der Erzeugung eines Dokuments werden beispielsweise alle Daten der drei oben beschriebenen Gruppen weitestmöglich mit Informationen angereichert. Im Dokumentenmanagement können Änderungen am Dokument in den Metadaten festgehalten werden. Wenn ein Dokument das System verlässt (also archiviert wird), werden die Metadaten des Dokuments nach einer konfigurierbaren Zeit gelöscht. Die Metadatenhaltung erfolgt also im Archiv (nicht im DLM).