Der Beitrag wurde um einen möglichen Fehlerfall ergänzt.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. In diesem Beitrag werden häufige Fragen zum Thema beantwortet.
Eingehende E-Rechnungen werden über CS 3.0 importiert und validiert, dann wird die Rechnung als PDF gerendert und an das Rechnungseingangsbuch CS 2.0 übergeben. Der bestehende Fachprozess in CS 2.0 bleibt unberührt.
Öffnen Sie in Outlook die entsprechende E-Rechnung.
Klicken Sie unter dem Tab Easy auf die Schaltfläche Easy Capture Office.
Wählen Sie den Zielmandanten aus und klicken Sie auf die grüne Pfeilschaltfläche.
Entfernen Sie im nächsten Schritt ggf. nicht benötigte Anlagen (z. B. Logos), indem Sie diese anklicken und anschließend auf die X-Schaltfläche klicken.
Sie finden die Konfiguration im Portal unter
Wählen Sie die Eingangskanalart für den Import Dateisystem.
In der Regel sind zwei Pfade hinterlegt. Der Pfad mit der Bezeichnung eRechnung Standard Layout (Eingangskanal_Standard) ist für manuell abgelegte E-Rechnungen vorgesehen. Im Pfad eRechnung Xtract Layout (Eingangskanal Xtract) werden über Easy Capture Office empfangene E-Rechnungen abgelegt.
XML-Rechnung
Die Dateien müssen für den CS 3.0 Importjob in der folgenden Ordnerstruktur abgelegt sein.
Die xml-Rechnung wird (ggf. mit Anlagen) im Unterordner (hier: Ordner1) abgelegt.
Im Root-Ordner wird eine Datei mit dem Namen [Ordername].ready (hier Ordner1.ready) als Importsignal für den Importjob benötigt.
ZUGFeRD-Rechnung
Es ist die gleiche Ordnerstruktur erforderlich und es muss ebenfalls die Signaldatei für den Importjob enthalten sein.
Im Unterordner muss zusätzlich eine XML-Datei zur Klassifizierung abgelegt sein.
Wenn keine Metadaten-XML-Datei vorhanden ist, können Sie eine XML-Datei mit beliebigem Namen und folgendem Inhalt erstellen:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?>
<DocumentClassificationMetadata>
<MetadataCollection>
<MetadataItem>
<key>Dokumentenklasse</key>
<value>eEingangsrechnung</value>
</MetadataItem>
</MetadataCollection>
</DocumentClassificationMetadata>
Der Job Dokumenteneingang – Dateien importieren importiert die Dateien und läuft im Intervall. Sie können den Job im Portal suchen unter
Über das Kontextmenü können Sie den Job Sofort starten oder die Konfiguration zunächst Bearbeiten.
Bei älteren Version heißt der Job u.U. noch importiere Dateien.
Sie finden die Einlieferungsaufträge im Portal unter
Im Fehlerfall werden Aufgaben vom Typ Dokumenteneingang erstellt. Sie finden die Aufgaben im Portal unter
Setzen Sie dafür z. B. den Typ Dokumenteneingang im Feld Name zwischen Sternchen (Wildcard).
Für das Verwalten der Aufgaben ist die entsprechende Berechtigung erforderlich.
Sie finden X-Rechnungen im Portal unter
Wählen Sie im Feld Dateiablage den Eintrag CS.AP.IMS.Dokumente und grenzen Sie ggf. den Zeitraum ein.
Nach der Auswahl eines Dokuments wird dieses im nächsten Schritt validiert.
Bei Fehlern wird die Rechnung abgelehnt. Kontaktieren Sie in diesem Fall den Lieferanten.
Es wird automatisch ein Eintrag im Rechnungseingangsbuch erstellt.
Sie finden E-Rechnungen in CS.FB unter Beleg > Rechnungseingangsbuch. Über die Schaltfläche SCAN in der Tabellenspalte Rechnungsdatei können Sie sich die Inhalte der Rechnung als PDF anzeigen lassen.
In den Bearbeitungsoptionen finden Sie auf der Karte Dokumente die Originaldatei und ggf. Anlagen zur Rechnung.
Wie auch bei Papier-/PDF-Rechnungen über Verify können Sie ein Prüfschema hinterlegen und den Prüfprozess starten bzw. bei Hinterlegung von Regeln am Kreditor die Prüfung automatisch starten lassen.
Dieser Vorgang steht ab der Version Schleupen.CS HV24 2024-11-05 zur Verfügung (voraussichtliche Freigabe 07.11.2024).
In Easy Capture Office wird das Datum über das Feld Leistungsdatum bei aktiviertem Mandantenparameter FB REP Belegdatum mit dem Wert L zum Belegdatum.
Die Funktionalität ist analog zum Leistungsdatum aus Verify. Bleibt das Feld leer, wird das Belegdatum (Verfiy Scandatum) herangezogen, ansonsten wird das gefüllte Leistungsdatum herangezogen.
Nachfolgend finden Sie eine Auflistung von unterschiedlichen Fällen:
- Wenn Parameter S und DocumentDate (Belegdatum aus Capture Office) vorhanden, dann Belegdatum und Valutadatum = DocumentDate
- Wenn Parameter S und DocumentDate (Belegdatum aus Capture Office) leer, dann Belegdatum und Valutadatum = Tagesdatum
- Wenn Parameter L und ServiceDate (Leistungsdatum aus Capture Office) vorhanden, dann Belegdatum = ServiceDate
- Wenn Parameter L und ServiceDate (Leistungsdatum aus Capture Office) leer, dann Belegdatum = Lieferdatum
- Wenn Parameter L und ServiceDate (Leistungsdatum aus Capture Office) und Lieferdatum leer, dann Belegdatum = LeistungszeitraumEnde
- Wenn Parameter L und ServiceDate (Leistungsdatum aus Capture Office), Lieferdatum und LeistungszeitraumEnde (aus der Rechnung) leer, dann Belegdatum = RechnungszeitraumBeginn
- Wenn Parameter L und ServiceDate (Leistungsdatum aus Capture Office), Lieferdatum, LeistungszeitraumEnde und LeistungszeitraumBeginn (aus der Rechnung) leer, dann Belegdatum = RechnungspositionszeitEnde
- Wenn Parameter L und ServiceDate (Leistungsdatum aus Capture Office), Lieferdatum, LeistungszeitraumEnde, LeistungszeitraumBeginn und RechnungspositionszeitEnde (aus der Rechnung) leer, dann Belegdatum = RechnungspositionszeitBeginn
- Wenn Parameter L und DocumentDate (Belegdatum aus Capture Office) vorhanden, dann Valutadatum = DocumentDate
- Wenn Parameter L und DocumentDate (Belegdatum aus Capture Office) leer, dann Valutadatum = Tagesdatum
- Wenn Parameter L und Buchungsperiode oder Geschäftsjahr zum ermittelten Belegdatum gesperrt, dann Belegdatum = 1. Tag der nächsten freien Buchungsperiode
Bei Versionen, die das Feld Leistungsdatum noch nicht enthalten, kann das Feld über die Easy Capture Configuration wie folgt ergänzt werden:
Klicken Sie unter Schemes > Fields den Eintrag Maske_CS.WF_PE_eRECHNUNG doppelt an und legen Sie das Feld mit den folgenden Werten an:
In den Mandantenparametern können folgende Einstellungen getroffen werden:
- Anpassung Kategorie eRechnung
- Anpassung Kategorie eRechnung-Anlage
- Anpassung Prüfung Vorsteuer
- Anpassung Prüfung des Empfängers
Die Kreditorenerkennung für den ERechnungseingang prüft folgendes:
- ob die IBAN vorhanden ist
- ob die USt-IdNr. (an der Person) vorhanden sind
- ob der Kreditor aktiv ist
Trifft ein Kriterium nicht zu oder es gibt mehrere Treffer ist der Beleg unvollständig.
Im CS.SY_Basissystem kann unter Konfiguration ein Exportpfad definiert werden.
- Wert: CS.FB/Export/Kreditor-Stammdaten
In CS.FB_Finanzbuchhaltung kann der Export über das Menü Extras ausgeführt werden.
Tipp
Öffnen Sie die csv-Datei in Excel und markieren Sie die Spalten IBAN und VATREGNO. Über die Bedingte Formatierung können Sie sich dann doppelte Werte anzeigen lassen.
Mögliche Fehlerfälle
Die Dokumentart konnte nicht automatisch zugewiesen werden.
- Document Lifecycle Management > Inputmanagement > Klassifizierungsregeln verwalten
Die Dokumentart muss manuell zugewiesen werden.
Wählen Sie die Dokumentart Schleupen.CS.vbm.reb.eEingangsrechnung_2.0 aus.
Setzen Sie den Haken bei Verarbeitung des Eingangsauftrages fortsetzen und klicken Sie auf Übernehmen.
Stellen Sie die Adresse https://gps01hv24swe.schleupen-ag.de/Schleupen/Portal/ auf die Adresse http://gps01hv24swe.schleupen-ag.de/Schleupen/Portal/ um und starten Sie die Validierung erneut.
Wird jetzt das Ergebnis angezeigt, ist der BIRT Server noch nicht vollständig auf https umgestellt. Wenden Sie sich an Ihre interne EDV, damit der BIRT Server (vollständig) auf https umgestellt wird.
Wechseln Sie in die Aufgabenbearbeitung.
Öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenu und lassen Sie sich das Validierungsergebnis anzeigen.
Mögliche Ergebnisse
Es konnte kein Validierungsergebnis aus den Metadaten ermittelt werden.
Für die Version wurde kein Prüfszenario gefunden.
Lösung für beide Fehlerfälle
Laden Sie die XML-Datei herunterladen und öffnen Sie die XML-Datei im Editor / Notepad++.
Öffnen Sie die ZUGFeRD Rechnung im Adobe Reader und öffnen Sie den Anhang.
Prüfen Sie die Version (ggf. gleichen Sie die Version mit den Release Notes ab) und informieren Sie den Lieferanten über ein nicht unterstütztes Format.
ZUGFeRD Rechnungen können Sie über den Import PDF Rechnungsordner über Verify verarbeiten. Bitte hängen Sie die entsprechende Originaldatei im Rechnungseingangsbuch an.
Aktualisierung 06-01
Weiterverarbeitung fortsetzen oder abbrechen
Über das Kontextmenu kann die Verarbeitung für das Dokument abgebrochen werden. Die eRechnung wird dann nicht weiterverarbeitet. Alternativ kann die Weiterverarbeitung fortgesetzt werden, die Rechnung wird trotz fehlerhafter Prüfung an den Folgeprozess übergeben.
Bei ungültigen Daten kann die Einlieferung in das Rechnungseingangsbuch fehlschlagen bzw. nicht alle Daten übertragen werden. Die Weiterverarbeitung erfolgt auf eigenes Risiko.
Serviceangebot
Die Schleupen SE bietet Ihnen Unterstützung bei der Einrichtung des E-Rechnungseingangs an. Wir prüfen die Einrichtung des eRechnungseingang und aktualisieren die Konfiguration auf den aktuellen Stand.
Angebotsumfang
Im Rahmen einer Beauftragung werden folgende Leistungen erbracht:
- Prüfen der Easy Capture Office Einrichtung (inkl. Ergänzung des Feldes Leistungsdatum)
- Prüfen der Mandantenkonfiguration CS 2.0 und CS 3.0
- Aktualisierung der Eingangskanalkonfigurationen
- Test der Strecke(n) mit einer xRechnung
- Dokumentation
Preis
Der Aufwand wird pauschal für den ersten Mandanten mit 550,00 € zzgl. MwSt. abgerechnet, Jeder weitere Mandant zzgl. 100,00 €.
Schulungsangebote
Impressum
Herausgegeben von:
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Galmesweg 58
47445 Moers
Telefon: 02841 912 0
Telefax: 02841 912-1903
Zuständig für den Inhalt:
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