Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. In diesem Beitrag werden häufige Fragen zum Thema beantwortet.
Aktualisierung 05-11
Eingehende E-Rechnungen werden über CS 3.0 importiert und validiert, dann wird die Rechnung als PDF gerendert und an das Rechnungseingangsbuch CS 2.0 übergeben. Der bestehende Fachprozess in CS 2.0 bleibt unberührt.
Öffnen Sie in Outlook die entsprechende E-Rechnung.
Klicken Sie unter dem Tab Easy auf die Schaltfläche Easy Capture Office.
Wählen Sie den Zielmandanten aus und klicken Sie auf die grüne Pfeilschaltfläche.
Entfernen Sie im nächsten Schritt ggf. nicht benötigte Anlagen (z. B. Logos), indem Sie diese anklicken und anschließend auf die X-Schaltfläche klicken.
Sie finden die Konfiguration im Portal unter
Wählen Sie die Eingangskanalart für den Import Dateisystem.
In der Regel sind zwei Pfade hinterlegt. Der Pfad mit der Bezeichnung eRechnung Standard Layout (Eingangskanal_Standard) ist für manuell abgelegte E-Rechnungen vorgesehen. Im Pfad eRechnung Xtract Layout (Eingangskanal Xtract) werden über Easy Capture Office empfangene E-Rechnungen abgelegt.
XML-Rechnung
Die Dateien müssen für den CS 3.0 Importjob in der folgenden Ordnerstruktur abgelegt sein.
Die xml-Rechnung wird (ggf. mit Anlagen) im Unterordner (hier: Ordner1) abgelegt.
Im Root-Ordner wird eine Datei mit dem Namen [Ordername].ready (hier Ordner1.ready) als Importsignal für den Importjob benötigt.
ZUGFeRD-Rechnung
Es ist die gleiche Ordnerstruktur erforderlich und es muss ebenfalls die Signaldatei für den Importjob enthalten sein.
Im Unterordner muss zusätzlich eine XML-Datei zur Klassifizierung abgelegt sein.
Wenn keine Metadaten-XML-Datei vorhanden ist, können Sie eine XML-Datei mit beliebigem Namen und folgendem Inhalt erstellen:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?>
<DocumentClassificationMetadata>
<MetadataCollection>
<MetadataItem>
<key>Dokumentenklasse</key>
<value>eEingangsrechnung</value>
</MetadataItem>
</MetadataCollection>
</DocumentClassificationMetadata>
Der Job Dokumenteneingang – Dateien importieren importiert die Dateien und läuft im Intervall. Sie können den Job im Portal suchen unter
Über das Kontextmenü können Sie den Job Sofort starten oder die Konfiguration zunächst Bearbeiten.
Bei älteren Version heißt der Job u.U. noch importiere Dateien.
Sie finden die Einlieferungsaufträge im Portal unter
Im Fehlerfall werden Aufgaben vom Typ Dokumenteneingang erstellt. Sie finden die Aufgaben im Portal unter
Setzen Sie dafür z. B. den Typ Dokumenteneingang im Feld Name zwischen Sternchen (Wildcard).
Für das Verwalten der Aufgaben ist die entsprechende Berechtigung erforderlich.
Sie finden X-Rechnungen im Portal unter
Wählen Sie im Feld Dateiablage den Eintrag CS.AP.IMS.Dokumente und grenzen Sie ggf. den Zeitraum ein.
Nach der Auswahl eines Dokuments wird dieses im nächsten Schritt validiert.
Bei Fehlern wird die Rechnung abgelehnt. Kontaktieren Sie in diesem Fall den Lieferanten.
Es wird automatisch ein Eintrag im Rechnungseingangsbuch erstellt.
Sie finden E-Rechnungen in CS.FB unter Beleg > Rechnungseingangsbuch. Über die Schaltfläche SCAN in der Tabellenspalte Rechnungsdatei können Sie sich die Inhalte der Rechnung als PDF anzeigen lassen.
In den Bearbeitungsoptionen finden Sie auf der Karte Dokumente die Originaldatei und ggf. Anlagen zur Rechnung.
Wie auch bei Papier-/PDF-Rechnungen über Verify können Sie ein Prüfschema hinterlegen und den Prüfprozess starten bzw. bei Hinterlegung von Regeln am Kreditor die Prüfung automatisch starten lassen.
Aktualisierung 05-11
Dieser Vorgang steht ab der Version Schleupen.CS HV24 2024-11-05 zur Verfügung (voraussichtliche Freigabe 07.11.2024).
In Easy Capture Office wird das Datum über das Feld Leistungsdatum bei aktiviertem Mandantenparameter FB REP Belegdatum mit dem Wert L zum Belegdatum.
Die Funktionalität ist analog zum Leistungsdatum aus Verify. Bleibt das Feld leer, wird das Belegdatum (Verfiy Scandatum) herangezogen, ansonsten wird das gefüllte Leistungsdatum herangezogen.
Nachfolgend finden Sie eine Auflistung von unterschiedlichen Fällen:
- Wenn Parameter S und DocumentDate (Belegdatum aus Capture Office) vorhanden, dann Belegdatum und Valutadatum = DocumentDate
- Wenn Parameter S und DocumentDate (Belegdatum aus Capture Office) leer, dann Belegdatum und Valutadatum = Tagesdatum
- Wenn Parameter L und ServiceDate (Leistungsdatum aus Capture Office) vorhanden, dann Belegdatum = ServiceDate
- Wenn Parameter L und ServiceDate (Leistungsdatum aus Capture Office) leer, dann Belegdatum = Lieferdatum
- Wenn Parameter L und ServiceDate (Leistungsdatum aus Capture Office) und Lieferdatum leer, dann Belegdatum = LeistungszeitraumEnde
- Wenn Parameter L und ServiceDate (Leistungsdatum aus Capture Office), Lieferdatum und LeistungszeitraumEnde (aus der Rechnung) leer, dann Belegdatum = RechnungszeitraumBeginn
- Wenn Parameter L und ServiceDate (Leistungsdatum aus Capture Office), Lieferdatum, LeistungszeitraumEnde und LeistungszeitraumBeginn (aus der Rechnung) leer, dann Belegdatum = RechnungspositionszeitEnde
- Wenn Parameter L und ServiceDate (Leistungsdatum aus Capture Office), Lieferdatum, LeistungszeitraumEnde, LeistungszeitraumBeginn und RechnungspositionszeitEnde (aus der Rechnung) leer, dann Belegdatum = RechnungspositionszeitBeginn
- Wenn Parameter L und DocumentDate (Belegdatum aus Capture Office) vorhanden, dann Valutadatum = DocumentDate
- Wenn Parameter L und DocumentDate (Belegdatum aus Capture Office) leer, dann Valutadatum = Tagesdatum
- Wenn Parameter L und Buchungsperiode oder Geschäftsjahr zum ermittelten Belegdatum gesperrt, dann Belegdatum = 1. Tag der nächsten freien Buchungsperiode
Bei Versionen, die das Feld Leistungsdatum noch nicht enthalten, kann das Feld über die Easy Capture Configuration wie folgt ergänzt werden:
Klicken Sie unter Schemes > Fields den Eintrag Maske_CS.WF_PE_eRECHNUNG doppelt an und legen Sie das Feld mit den folgenden Werten an:
Mögliche Fehlerfälle
Die Dokumentart konnte nicht automatisch zugewiesen werden.
- Document Lifecycle Management > Inputmanagement > Klassifizierungsregeln verwalten
Die Dokumentart muss manuell zugewiesen werden.
Wählen Sie die Dokumentart Schleupen.CS.vbm.reb.eEingangsrechnung_2.0 aus.
Setzen Sie den Haken bei Verarbeitung des Eingangsauftrages fortsetzen und klicken Sie auf Übernehmen.
Stellen Sie die Adresse https://gps01hv24swe.schleupen-ag.de/Schleupen/Portal/ auf die Adresse http://gps01hv24swe.schleupen-ag.de/Schleupen/Portal/ um und starten Sie die Validierung erneut.
Wird jetzt das Ergebnis angezeigt, ist der BIRT Server noch nicht vollständig auf https umgestellt. Wenden Sie sich an Ihre interne EDV, damit der BIRT Server (vollständig) auf https umgestellt wird.
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