Fristenüberwachung konfigurieren

In diesem Dialogschritt legen Sie die Konfigurationswerte für die Fristenüberwachung von CONTRL- und ALOCAT-Nachrichten fest. Neben der Benachrichtigung per Mail und Aufgabe wird die Fristenüberwachung im Dialog Übertragungsmonitor abgebildet.

Legen Sie zunächst über die Aktivierung einer Optionsschaltfläche fest, für welchen Bereich Sie die Konfiguration vornehmen möchten.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• CONTRL Versand
• CONTRL Empfang
• ALOCAT Versand
• CS.NM Antwortempfang

Nach Aktivierung einer Optionsschaltfläche werden die entsprechenden Bereiche umbenannt und zugehörige Felder eingeblendet.

CONTRL Versand

Aktivieren Sie in diesem Bereich das Kontrollfeld Fristenüberwachung CONTRL Versand aktiv, um die Bearbeitungsfelder freizuschalten. Bei deaktiviertem Kontrollfeld werden die Felder gesperrt und es werden keine Protokolleinträge mehr erstellt. Wählen Sie die Absenderadresse für die E-Mail-Benachrichtigungen im Listenfeld aus.

CONTRL Allgemein

Legen Sie über die Kontrollfelder in diesem Bereich fest, ob die internen Benachrichtigungen zur Fristenüberwachung per Aufgabe und/oder Mail erfolgen sollen. Eine E-Mail-Benachrichtigung ist nur möglich, wenn ein Absenderpostfach hinterlegt ist.

Im Bereich Fristen ist die regulatorische Frist im Infofeld hinterlegt, innerhalb der eine CONTRL auf die jeweilige Übertragung gesendet worden sein muss. Dieser Wert kann nur per PowerShell geändert werden. Hinterlegen Sie im Feld Vorlauffrist einen Wert in Minuten, um vor dem Ablauf der regulatorischen Frist eine Benachrichtigung per Mail und/oder Aufgabe zu erhalten. Der Benachrichtigungszeitpunkt wird folgendermaßen ermittelt:

[math]Warnzeitpunkt = Eingangszeitpunkt der Übertragung + regulatorische Antwortfrist – Vorlauffrist[/math]

CONTRL auf ALOCAT

In diesem Bereich können die Konfigurationen für den CONTRL-Versand auf ALOCAT-Meldungen analog zur Beschreibung im vorherigen Abschnitt vorgenommen werden. Die Benachrichtigung über den Fristablauf kann hier ebenfalls per Aufgabe und/oder per Mail erfolgen.

CONTRL Empfang

Sobald die Optionsschaltfläche CONTRL Empfang aktiviert wurde, kann die Konfiguration für die Fristenüberwachung von empfangenen CONTRLs in diesem Bereich vorgenommen werden. Die Einstellungen sind analog zu den oben beschriebenen Einstellungen vorzunehmen. Es kann eine Nachlauffrist zur regulatorischen Frist hinterlegt werden, nach deren Ablauf die Benachrichtigung erfolgen soll.

ALOCAT Versand

Nach der Wahl der Optionsschaltfläche ALOCAT Versand werden die Felder in diesem Bereich freigeschaltet. Aktivieren Sie die Fristenüberwachung über das Kontrollfeld Fristenüberwachung ALOCAT Versand aktiv. Erfassen Sie wahlweise eine Absender-E-Mail-Adresse. Die Anlage eine Aufgabe ist bei der ALOCAT-Fristenüberwachung erforderlich, daher muss das entsprechende Kontrollfeld aktiviert werden. Außerdem muss mindestens eine absender- und empfängerspezifische Konfiguration in der folgenden Tabelle angelegt werden.

Tabelle Absender- und empfängerspezifische Konfigurationen

Mit den Konfigurationen in dieser Tabelle können die Vorlauffristen für den ALOCAT-Versand für unterschiedliche Absender- /Empfängerkombinationen eingestellt werden. Wählen Sie aus dem Kontextmenü der Tabelle den Eintrag Neu, um eine neue Kombination anzulegen. Erfassen Sie Codenummern von Absender und Empfänger und die Vorlaufzeit für die Benachrichtigung.

Zusätzlich kann hier eine netzkontospezifische Konfiguration eingestellt werden. Aktivieren Sie dazu das Kontrollfeld Netzkontospezifische Konfiguration und erfassen Sie das gewünschte Netzkonto im gleichnamigen Feld. Aktivieren Sie anschließend mindestens einen der vier Nachrichtentypen:

• X1G
• X4G
• X5G
• XBG

Sollte es bei der Erstellung von Konfigurationen zu Überschneidungen kommen, werden Sie per Validierungsmeldung auf die überschneidenden Inhalte hingewiesen.

CS.NM Antwortempfang

Mit der Konfiguration in diesem Bereich kann der automatische E-Mailversand an Marktpartner eingerichtet werden, wenn innerhalb der Fristen noch keine Antwort empfangen wurde. Damit können Sie vor der Erstellung der Aufgabe CS.NM: Auf Antwort prüfen durch den Workflow eine automatisch generierte Email an den betreffenden Marktpartner versenden. So haben Sie die Möglichkeit, den Marktpartner um Antwort zu bitten, bevor eine Aufgabe erstellt und die automatische Bearbeitung des Prozesses unterbrochen wird.

Nach der Wahl der Optionsschaltfläche CS.NM Antwortempfang werden die Felder in diesem Bereich freigeschaltet. Aktivieren Sie die Fristenüberwachung über das Kontrollfeld Fristenüberwachung CS.NM Antwortempfang aktiv. Legen Sie dann die CS.NM Aufgabenart und die Absender-E-Mailadresse über die Listenfelder fest und aktivieren Sie das Kontrollfeld E-Mail Benachrichtigung.

Vergeben Sie einen Betreff für die automatisch versendeten E-Mails und formulieren Sie einen Mailtext im Textfeld. Der Mailtext kann mit verschiedenen Platzhaltern befüllt werden, welche mit den Daten aus dem Event befüllt werden.

In der Konfigurationsverwaltung im Basissystem muss die Konfiguration CS.MP/KonfigurationFristenmonitor: CS.NM Fristenmonitor vorhanden sein, weil dort geprüft wird, wie sich das System verhalten soll. Um den Mailversand nutzen zu können, muss hier das Kontrollfeld E-Mail aktiviert sein. Sollte dann innerhalb des NM-Prozesses die jeweilige Aufgabe entstehen, wird in Abhängigkeit des Vorlaufs zu verschiedenen Zeitpunkten ein Event an CS 3.0 übertragen. In diesem Event sind die benötigten Angaben für die verschickte Nachricht ohne Antwort enthalten. Der Job Fristüberwachung sowie Löschung deaktivierter Überwachungen reagiert auf dieses Event und erstellt einen Datenbankeintrag mit überfälliger Frist, wodurch dann auch gleichzeitig die Mail an den Marktpartner verschickt wird.

Weitere Voraussetzungen für die Fristenüberwachung

Für die Fristenüberwachung sind neben der Aktivierung und Konfiguration in diesem Dialogschritt außerdem die folgenden Einstellungen vorzunehmen:

Einstellungen in der Marktpartnerverwaltung

Ansprechpartner am Marktpartner

Sowohl am eigenen als auch den fremden Marktpartnern müssen die Ansprechpartner mit entsprechenden Rollen hinterlegt sein, damit bei Erreichung der Vor-/Nachlauffrist die Empfängermailadressen zur Benachrichtigung ermittelt werden können. Sollten entsprechende Konfigurationen fehlen und Mails verschickt werden, so wird standardmäßig eine Aufgabe zur weiteren Prüfung der beanstandeten Übertragungen angelegt.

Folgende Rollen stehen zur Verfügung:

• Informations-Email CONTRL/APERAK
  An diesen Ansprechpartner wird bei entsprechender Konfiguration eine E-Mail verschickt, falls die Vor-/Nachlauffrist für den Versand/Empfang einer CONTRL bzw. APERAK erreicht ist.
• Informations-Email ALOCAT
  An diesen Ansprechpartner wird bei entsprechender Konfiguration eine E-Mail verschickt, falls die Vorlauffrist für den Versand einer ALOCAT erreicht ist.
• Informations-Email Administrator
  Diese Rolle kann verwendet werden, um zusätzlich weitere Empfänger über die Fristwarnung zu informieren. Dies kann z.B. zur Information eines Marktpartners eingesetzt werden, der für die Marktkommunikation einen Dienstleister beauftragt hat.

Am eigenen Marktpartner muss eine Zuordnung zwischen fachlichem Ansprechpartner sowie dem Absenderpostfach erfolgen, da diese Angabe in der Signatur der verschickten E-Mail genutzt wird. Dies kann eine einzelne Person oder ein fachliches Team sein.

Absenderpostfach

Damit die Benachrichtigung per E-Mail im Rahmen der Fristenüberwachung im Falle fehlender Übertragungsbestätigungen bzw. ALOCAT-Nachrichten erfolgen kann, müssen die enstprechenden Absenderpostfächer verwaltet sein. Diese Postfächer stehen anschließend in der Konfigurationsoberfläche des Fristenmonitors zur Auswahl zur Verfügung.

• System > Postfächer > Postfächer verwalten

Kommunikationsverbindung

In der Kommunikationsverbindung der Marktpartner muss das Kontrollfeld Fristüberwachung aktiv aktiviert sein, damit bei Eingang / Versand einer CONTRL bzw. beim Versand der ALOCAT, ein Ereignis für den Job zur Fristüberwachung erzeugt wird und die Fristüberwachung dadurch automatisiert deaktiviert werden kann.

• Marktkommunikation EDI > Marktpartnermanagement > Kommunikationsverbindungen verwalten

Job zur Fristenüberwachung aktivieren

Der Job Fristüberwachung sowie Löschung deaktivierter Überwachungen muss auf Werksebene aktiviert sein.