Dieser Dialogschritt dient zur Suche nach Personen. Er kann explizit über Personen verwalten (Personenstammdaten) oder aus einem Prozess heraus als erster Schritt der Personenrollensuche aufgerufen werden. Im zweiten Fall ist die Rolle in Abhängigkeit vom Dialogablauf, aus dem dieser Dialogschritt aufgerufen wurde, für die Personenrolle bereits vorgegeben.

Administrator: Die Person befindet sich in der Systemstruktur auf der Ebene Kataloge. Die Daten zu Anrede, Land, Region, Titel etc. liegen auf der Ebene Systemkataloge.

Personen suchen

Der Schritt dient zur Suche nach Personen (nicht nach Personenrollen in ihrer Verwendungsrolle).

• Die zu übernehmende Person ist angelegt.

Wählen Sie, ob Sie eine schnelle oder eine Standardsuche durchführen möchten. Bei der Standardsuche werden zusätzliche Felder zur Erfassung von Suchkriterien angeboten (Geburtsname, Geburtsdatum, Zusätze etc.).

Die beiden Suchfelder der Schnellsuche sperren einander. Sie können zur Suche entweder eine PIN oder Personendaten (Name, Vorname, Ort etc.) eintragen. Nach Eingabe einer PIN wird nicht mehr nach Name, PLZ etc. im anderen Feld gesucht, da die PIN eindeutig ist. Entsprechend ist die Suche über die PIN nach Eingabe eines Namens nicht möglich.

Bei der Suche werden immer die Anfangszeichenfolgen der eingegebenen Suchkriterien berücksichtigt.

Dialogansicht Standardsuche

Die ermittelten Personen werden im Bereich Suchergebnisse aufgelistet.

Juristische Personen werden in der Liste durch das Symbol  gekennzeichnet und natürliche Personen durch das Symbol . Bei pseudonymisierten Personen (Artikel 18, DSGVO) wird in der Liste statt des Namens ein aus Ziffern und Buchstaben bestehender Schlüssel angezeigt. Damit diese Personen depseudonymisiert werden können (s.u.), bleibt die PIN erhalten.

Wenn Sie einen Personeneintrag auswählen, erscheinen in der unteren Liste alle zugehörigen Kontaktwege.

Tabelle Kontaktwege

Wählen Sie eine Person aus, und klicken Sie auf FERTIGSTELLEN bzw. WEITER (wenn der Dialogschritt aus einem Geschäftsprozess heraus aufgerufen wurde).

Person anlegen/bearbeiten

Sind die Informationen zur Person nicht korrekt oder ausreichend, können Sie die gewünschte Person in der Tabelle markieren, um sie zu bearbeiten. Wählen Sie dazu im Kontextmenü den Befehl Bearbeiten. Passt keine der Personen, wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Neu, um eine neue Person zu erfassen.

• Person bearbeiten

Kontaktweg ändern

Darüber hinaus steht Ihnen der Kontextmenübefehl Kontaktwege bearbeiten zur Verfügung, über den Sie direkt von hier aus Änderungen an den Kontaktwegen im Dialog Kontaktwege bearbeiten vornehmen können.

Pseudonymisierte Person anzeigen

Zu pseudonymisierten Personen können Sie bei entsprechender Berechtigung über den Kontextmenübefehl Originaldaten bearbeiten die tatsächlichen Daten im Dialogschritt Originaldaten bearbeiten einsehen.

Wurde bei der Kontakterfassung das Feld Aufgabe aktiviert, müssen Sie hier die Einstellungen  für die Folgebearbeitung vornehmen.

Folgebearbeitung erfassen

Im oberen Dialogbereich werden die Informationen zur Person angezeigt. Außerdem finden Sie hier die Kontaktdaten sowie die Angabe des Rechnungseinheitskontos und der Marktlokation, 

Ordnen Sie über die zuständige Person zu. Geben Sie dazu deren Namen oder einen Teil davon in das Feld ein. Nach Eingabe des zweiten Zeichens erscheint eine Liste mit Übereinstimmungen, aus der Sie den Namen übernehmen können. Außerdem können Sie die Person über die Schaltfläche im Dialogschritt Benutzer und Gruppen auswählen ermitteln und von dort übernehmen. 

Ergänzen oder ändern Sie die Vorgabe (PIN, Name. Kontaktart) im Feld Beschreibung durch eine kurze Bezeichnung der zu erledigenden Aufgabe. 

Wählen Sie die Aufgabenpriorität aus:

• niedrig
• normal
• hoch
• dringend

Tragen Sie den spätestmöglichen Termin für die Erledigung der Aufgabe in das Kalenderfeld ein.

Der Aufgabentext wird automatisch anhand der im vorausgehenden Dialogschritt Kontakt erfassen angegebenen Informationen zusammengestellt (Kontaktart, Kontaktrichtung, Kontaktkategorie sowie – sofern im vorausgehenden Schritt angegeben –  Rechnungseinheit und Vertrag). Diese Vorgaben können Sie beliebig ergänzen oder ändern. 

Klicken Sie auf WEITER.

Je nach getroffener Auswahl erscheint nun nun entweder der Dialogschritt Dokument erstellen, E-Mail erfassen oder der Zusammenfassungsdialog.

Dieser Dialogschritt erscheint nur, wenn Sie bei der Kontakterfassung die Dokumenterzeugung aktiviert haben. Hier können Sie dem für den Kundenkontaktvorgang zu erstellenden Dokument eine Vorlage zuweisen. 

Dokument erstellen

Sie können die Liste der Vorlagen über den Namen, die Beschreibung, den Ersteller und/oder den Erstellungszeitraum der Vorlage einschränken. Das Suchergebnis wird in der Liste Vorlagen angezeigt. Wenn Sie keine Kriterien festlegen, enthält die Liste alle verfügbaren Vorlagen. 

Markieren Sie den gewünschten Eintrag, und klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument erstellen.

Das erzeugte Dokument wird unterhalb der Schaltfläche aufgeführt. Der gründe Haken zeigt an, dass die Erstellung erfolgreich war.

Aktivieren Sie das Feld Öffentlich, wenn das Dokument öffentlich zur Verfügung stehen soll. 

Klicken Sie auf WEITER.

Je nach getroffener Auswahl erscheint nun der Dialogschritt E-Mail erfassen oder der Zusammenfassungsdialog.

Dieser Dialogschritt erscheint nur, wenn Sie bei der Kontakterfassung die E-Mail-Erzeugung aktiviert haben. Schreiben Sie hier die gewünschte E-Mail zur Bearbeitung des Kundenkontakts. 

• Der Mailserver ist konfiguriert. 

E-Mail erfassen

Tragen Sie im Feld Absender gegebenenfalls einen anderen Absendernamen ein, wenn Sie die Vorgabe des angemeldeten Benutzers nicht übernehmen möchten. 

Wählen Sie die Adresse der Empfänger im Feld E-Mail der Person und die gewünschte Priorität aus. Nach Auswahl der Empfängereinträge erscheinen die E-Mail-Adressen aller angegebenen Empfänger im Feld An. Tragen Sie im Feld Cc gegebenenfalls Empfänger ein, an die eine Kopie der E-Mail geschickt werden soll. 

Erfassen Sie einen Betreff und den gewünschten Text.

Dokumente, die in den vorherigen Dialogschritten erstellt wurden, werden hier aufgelistet und können als Anhang ebenfalls verschickt werden. Aktivieren Sie dazu die gewünschten Kontrollfelder. 

Klicken Sie auf WEITER.

Daraufhin erscheint der Zusammenfassungsdialog.

Zusammenfassung bei Kontakten ohne Aufgabe/Dokument (Beispiel)

Zusammenfassung (ohne Aufgabe)

Zusammenfassung bei Kontakten mit Aufgabe/Dokument (Beispiel)

Zusammenfassung (mit Aufgabe/Dokument)

Zusammenfassung bei Kontakten mit Aufgabe/E-Mail (Beispiel)

Zusammenfassung (mit Aufgabe/E-Mail)