Dokumente können in verschiedenen Quellen gesucht werden. Schränken Sie die Suche bei Bedarf über den Namen und den Erstellungszeitraum ein.
Dokumente suchen
Bei der Suche werden sowohl Dokumente aus dem Portal (CS 3.0) als auch außerhalb des Systems befindliche Dokumente ermittelt – insbesondere aus (verschiedenen) Archivsystemen, die wiederum aus mehreren Archiven bestehen können.
Die Dokumente enthalten Metadaten, die über die erweiterte Suche (s.u.) zur Vereinfachung genutzt werden können. Die Metadaten der Dokumente und die Indexdaten des Archivs werden gemappt. Bei Bedarf können Sie Favoriten für die Suche speichern.
Markieren Sie das gewünschte Dokument, um Informationen dazu aufzurufen.
Erweiterte Suche nutzen
Aktivieren Sie das Feld Erweiterte Suche, um den Bereich für weitere Suchkriterien einzublenden.
Erweiterte Suche
Tragen Sie im Feld Name des Suchkriteriums die ersten Zeichen des gewünschten Kriteriums ein. Daraufhin wird zum Feld eine Auswahlliste mit übereinstimmenden Einträgen angeboten. Übernehmen Sie die gewünschte Auswahl durch Anklicken.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche 
.
Nun wird der Bereich Erweiterte Kriterien mit dem gewählten Feld angezeigt. Über die Schaltfläche 
können Sie das Feld bei Bedarf wieder entfernen.
Fügen Sie auf diese Weise alle gewünschten Kriterien hinzu. Sobald mehr als zwei erweiterte Kriterien enthalten sind, wird das Feld Konjunktion angeboten, in dem Sie die Art der Verknüpfung (Und, Oder) auswählen können.
Die erweiterten Suchkriterien können wie die übrigen Suchkriterien mit Anklicken von 
entfernt werden.
Details zum Dokument anzeigen
Im Kontextmenü steht Ihnen folgender Befehl zur Verfügung:
Details anzeigen – Anzeige weiterführender Angaben zum Dokumentkontext – Dokumentendetails
In diesem Dialogschritt erhalten Sie weiterführende Informationen zum markierten Dokument.
Dokumentendetails
Die Anzeige ist in verschiedene Bereiche gegliedert:
Dokument: Inhalt, Erstellungs-/Änderungszeitpunkt, Dateiablage und Name, Schaltfläche für Download (s.u.)
Systemmerkmale: Informationen zum Systemkontext (Systemstruktur, Verwendungszweck etc.)
Ordnungsmerkmale: Informationen zum Dokumentkontext (Geschäftsprozess, Dokumentenklasse etc.)
Darüber hinaus finden Sie in den nachstehend beschriebenen auf- und zuklappbaren Bereichen weitere Informationen zu anhängenden Dateien und Dokumenten sowie zu Geschäftsobjektreferenzen und dem Verarbeitungsverlauf.
Anhängende Dateien
Bei der Archivierung und der Recherche werden Dateianhänge (Dokumentenmappen) unterstützt. Die entsprechenden Dateien werden in diesem Bereich angezeigt. Damit besteht die Möglichkeit, zugehörige Dokumente so zusammenzuhalten, dass sie beispielsweise in Archiven in Form von Dokumentenmappen betrachtet werden. Die Dokumente können mit ihren Anhängen (sofern gemeinsam archiviert) aus bzw. in der Dokumentenmappe verarbeitet werden. Zusammengehörige Dokumente müssen nicht einzeln verschlagwortet werden und werden über einen gemeinsamen Index im Archiv gefunden.
Anhängende Dokumente
In diesem Bereich werden alle weiteren zum Archivierungsauftrag vorliegenden Dokumente angezeigt. Dabei handelt es sich um solche, die fachlich zum Hauptdokument gehören. Sie werden über interne Services geklammert.
Laut Telekommunikationsgesetz (TKG) dürfen Einzelverbindungsnachweise maximal sechs Monate nach Versendung der Rechnung gespeichert werden. Nach Ablauf dieser Frist müssen importierte Daten und Einzelnachweise automatisch vollständig gelöscht werden (es sei denn, die Datensätze haben ein Kennzeichen, dass sie aufgrund von Einwendungen nicht gelöscht werden können). Möglicherweise werden Daten auch vor Ablauf der Frist gelöscht, wenn der Kunde eine Löschung gewünscht hat und die Datensätze ein entsprechendes Kennzeichen besitzen. Zu diesem Zweck müssen zusammengehörige Dokumente geklammert werden.
Dokumente können bei der Erstellung oder über systeminterne Services nachträglich geklammert werden. Dieser Vorgang wird stets vom Fachbereich ausgeführt. Bei der Ausgabe der Dokumente kann für jedes geklammerte Dokument entschieden werden, ob es mit ausgegeben werden soll. Folgender Services stehen zur Verfügung:
- Schleupen.CS.AP.DM.Documents.EntityService_3.2.DocumentEntityService.svc
- Schleupen.CS.AP.DM.Documents.QueryService_3.1.DocumentsQueryService.svc
- Schleupen.CS.dlm.imt.crt.Li.CreateDocumentsProcessService_3.4.svc
Bei Bedarf können Sie auch zu den angehängten Dokumenten eine Detailanzeige aufrufen. Markieren Sie dazu das gewünschte Dokument, und wählen Sie den Kontextmenübefehl Details anzeigen.
Geschäftsobjektreferenzen
Der standardmäßig zugeklappte Bereich muss gegebenenfalls aufgeklappt werden (
). Er enthält pro Geschäftsobjekttyp die Geschäftsobjekt-ID und Referenzeinträge (Eigenschaft, Wert, Datentyp).
Verarbeitungsverlauf
Verarbeitungsverlauf
Der Bereich ist standardmäßig eingeklappt.
Der Bereich muss gegebenenfalls aufgeklappt werden (). Hier finden Sie Hinweise zu jedem Verarbeitungsschritt für das angezeigte Dokument mit Erstellungszeitpunkt, Level, Verarbeitungsschrittbezeichnung und Detailangaben wie Auftraggeber etc. Wenn Sie einen Verarbeitungsschritt markieren, erscheinen unterhalb der Verarbeitungsschrittliste im Bereich Details die Hinweise aus der Detailspalte in übersichtlicher Form.
Dokument herunterladen
Klicken Sie auf den Befehl Download im Menü 
zum Feld Download (Bereich Dokument), um die Datei herunterzuladen.
